Jeder spricht über die neue Welt des Arbeitens …

Gastartikel von Thomas Schmutzer auf "beingsocial.at"

Jeder Spricht über die neue Welt des Arbeitens…

Die Diskussionen in die Richtung fehlender Kontrollen und allzu flexibler Arbeitsmethoden und – zeiten halten sich nach wie vor wacker. Werden Mitarbeiter tatsächlich ihre Arbeit in derselben Zeit erledigen als sie es im Office tun? Wird die Produktivität ihr Niveau halten können? Wie werden Abstimmungen und Meetings verlaufen, wenn jeder „arbeitet wann und wie er will“?

Mitarbeiterseitig stehen Bedenken auf der Tagesordnung, ob dies nicht eine weitere Möglichkeit für Arbeitgeber wäre, Geld für Intrastruktur zu sparen indem Mitarbeiter ihre Arbeit über ihren privaten Internetanschluß von zuhause erledigen.

Diese und viele weitere Aspekte rund um die Zukunft der Arbeitswelt werden auch heuer wieder das Thema der HMP-Studie zu Unified Communication & New World of Work 2013 gemeinsam mit dem Report Verlag und dem IMC FH Kremssein.

Viel wissen wir bereits, viel haben wir schon gelernt. So zum Beispiel, dass sich oben genannte Bedenken hinsichtlich möglicher Produktivitätsverluste oder eine weitere Steigerung der Meetings, bereits zerstreuen lassen. Michael Bartz, Leiter des „New World of Work“ Forschungszentrums an der IMC FH Krems, begleitet seit über drei Jahre den Transformationsprozess bei Microsoft Österreich wissenschaftlich. Sein Resumé im Whitepaper „Das neue Arbeiten Europäisches Forum Alpbach 2012“ zeigt, dass sich die Zeitbilanz der Mitarbeiter nach der Umstellung auf das „Neue Arbeiten“ bereits nach wenigen Monaten wesentlich  verbesserte: Es hätte nicht überrascht, wenn die für Abstimmungsmeetings notwendige Zeit wegen des virtuelleren Arbeitsstils nach oben geschnellt wäre. Stattdessen blieb die Anzahl der Meetingstunden pro Woche konstant. Es kam nicht zu einer Abstimmungsinflation.

Weiters führte bei Microsoft Österreich das „Umlegen des Schalters“ hin zu konsequentem virtuellen Arbeiten im ersten Jahr nach der Umstellung zu keinerlei Produktivitätsverlusten. Im Gegenteil konnte sogar ein weiterer Produktivitätsanstieg von 5% verzeichnet werden. Selbstverständlich haben all diese genannten Anliegen definitiv die Berechtigung gehört und beachtet zu werden. Je mehr wir wissen, je sicherer wir mit diesen Themen sind, desto schneller können wir Fahrt aufnehmen. Denn ohne Vertrauen in neue Arbeitsmodelle und mehr Flexibilität wird die Zukunft der Arbeit mit Sicherheit noch etwas warten müssen.

Zu viele neue Tools, Produkte und Themen sind schon an der harten Wirklichkeit der sogenannten „soft topics“ wie Unternehmenskultur und Vertrauen zerschellt. Allerdings muss irgendwann auf die Diskussionen auch konkrete Umsetzung folgen. Müssen – anfangs verständlicherweise vielleicht kleine – Schritte gegangen werden, um aus diesen zu lernen und wieder weiter zu wachsen.

 

Welche ersten Schritte sind hier zu gehen?

Im ersten Step empfehle ich, sich einen Überblick zu machen wie die wichtigsten Kommunikationsprozesse im Unternehmen und zu Ihren Kunden ablaufen.

Auf dieser Basis führt die nächste Überlegung dahin, wie hoch der Mobilitätsgrad Ihrer Mitarbeiter bereits ist und in der Folge aus diesen 2 Ergebnissen die Zusammenarbeit verbessert werden kann. Bis wir eines Tages sukzessive in die Neue Welt des Arbeitens hineingewachsen sind und sie bereits zur alltäglichen Gegenwart geworden ist.

Was ist die Lebensader eines Unternehmens?

Die Eigenkapitalquote, werden die einen sagen. Erfolgreiche Produkte mit hohem Deckungsbeitrag, vielleicht die anderen. Double digit growth ist sowieso eines DER key words. Dem allen ist zuzustimmen. Meine ganz persönliche Ansicht ist allerdings, dass die Lebensader eines Unternehmens die Kommunikation ist, die im Unternehmen intern und extern passiert. Informationen werden ausgetauscht, Kundenanfragen beantwortet, Unternehmenskultur in reinster Form, alles fließt.

Natürlich sind sich alle Unternehmer der Wichtigkeit und auch der Macht dieser Kommunikationsflüsse bewusst. Denn Kommunikation ist absolut unabdingbar. Nur so können Geschäfte abgeschlossen und Erfolge eingefahren werden. Ohne Kommunikation passiert gar nichts. Aus eben diesem Grund ist hier ist in den letzten Jahren viel Zeit und Wissen investiert worden, um Kommunikation günstiger für das jeweilige Unternehmen zu machen. Ausschreibungen wurden bis ins kleinste Detail aufgesetzt und durchgeführt, um Kosten einzusparen, um Tarife zu verhandeln, damit in Zukunft bestehende Kommunikationsprozesse noch günstiger, noch rascher, noch effizienter laufen können.

Gut so. Kostenersparnis und erhöhte Effizienz können immer noch massive Hebel sein, wenn es um Wachstum und Erfolg eines Unternehmens geht. Wenn man allerdings rein auf Kostenersparnis fokussiert, kann es passieren, dass man einen weiteren Hebel brach liegen lässt und nicht nutzt. Nämlich jene, zu betrachten, ob die Kommunikationsprozesse an sich überhaupt Sinn ergeben. Ob es nicht andere, bessere Wege und Prozesse gäbe um zum selben Ziel zu kommen – und gleichzeitig noch Kosten einzusparen?

Aus meiner Sicht ist es jetzt geradezu ideal, weil viele Faktoren und Rahmenbedingungen auf Ihre Kommunikationsprozesse einwirken und eine Veränderung ermöglichen oder sogar dringend notwendig machen. Faktoren und Rahmenbedingungen, die nun hinreichend konkret oder bereits Teil unseres täglichen Lebens geworden sind – im Unterschied zu vor einigen Jahren. Ich spreche hier von Phänomenen wie Social Media, wie technologischen Faktoren wie Videoconferencing, Collaboration Tools, Productivity Tools (wie z.B. dropbox, evernote, etc.), M2M, Tablet PC´s, Apps,  – Dinge, die flutwellenartig und mit enormer Kraft in unsere Welt eingezogen sind. Und alles verändern.

 

 Hier werden einige Karten neu gemischt und es gilt mit dem neuen Blatt besser, schneller und erfolgreicher weiterzuspielen. Oder besser auf den Punkt gebracht: viele Aspekte wirken aktuell auf die Art wie wir kommunizieren ein. Aus genau diesem Grund ist nun auch so ein guter Zeitpunkt um Prozesse als Ganzes zu hinterfragen und auf eben diese neuen Gegebenheiten anzupassen. Und zwar mit anderem Blick, als dies bisher vielleicht da und dort der Fall war. Wo eine technologische Neuerung für gut befunden und im Unternehmen eingeführt wurde. Wo die Technologie die entscheidende und antreibende Kraft war. Wieviel davon sich als wirkungslos erwiesen hat, trauen sich vielleicht ein paar Mutige zu schätzen. Denn wenn die Mitarbeiter, die mit der neuen Technologie arbeiten sollten, diese als nicht zweckgemäss, nicht passend, zu kompliziert empfunden haben, wurde ganz rasch wieder zum Ausgangspunkt zurückgekehrt, nichts wurde verändert, das getätigte Investment war im Sande verlaufen.

Daher ist es auch so ein wesentlicher make-or-break-Faktor, dass Technologie niemals der Ausgangspunkt sein darf. Sie ist nie ein Selbstzweck, sondern existiert immer, um uns das Leben einfach, besser, schneller, erfolgreicher etc. etc. zu machen. Folglich muss der Ausgangspunkt immer das entstehende Bedürfnis – in diesem Fall, das entstehende Kommunikationsbedürfnis – sein. Wenn dieses erkannt ist, kann die entsprechende Technologie gewinnbringend eingesetzt werden und wird auch von den Anwendern akzeptiert und mit Freunde eingesetzt werden.